UB Store支招丨如何评估中小企业是否适合实施财务RPA?

haixia002 阅读:1982 2021-08-13 14:24:41 评论:0

  近年来,财务RPA正在以惊人的速度在各个行业领域实现快速部署,并保持高速增长。数字化时代,中小企业唯有与时俱进,借力新兴技术积极转型,才能更好地应对未来的机遇与挑战。

  以往,企业会选择增加人工或升级财务软件来提高效率。增加人工会增加人力成本和培训负担,而升级财务软件不仅成本高、上线周期长,还可能耽搁业务。财务RPA的出现,为企业提供了新的选择,能最大限度地平衡效率与收益

  RPA(机器人流程自动化)可依据预先设定的程序,由软件机器人代替人工执行大批量、可重复性的操作任务,以实现流程自动化。RPA应用于财务领域,可针对财务业务内容和流程特点,以自动化的方式(模拟人工操作)代替人工手动操作,辅助财务人员完成大量重复、枯燥、单一的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量。

  中小企业可从业务流程痛点、实现可能性、未来收益来评估是否适合部署财务RPA。

  中小企业财务流程存在哪些痛点?

  中小企业传统财务流程主要依赖人工手动作业,不仅耗费大量人力与时间,还很难保证效率和准确率。常见痛点包括以下几个方面:

  1.人力成本高、效率低

  企业传统财务流程,大多是手动密集型,主要依赖人工手动作业,不仅耗费大量人力与时间,还很难保证效率和准确率。

  2.系统集成难、易出错

  企业大多采用的是外部第三方提供的财务信息系统。这类系统没有接口,无法打通其他应用,难以同步数据。手动跨系统迁移数据,错误率高;跨岗位处理,沟通成本大。

  3.数据滞后、反馈不及时

  在数据处理过程中,存在大量非结构化数据,有些非结构化数据尚未电子化入库。这往往使得数据的汇总和统计分析滞后,无法实时反馈信息。

  4.存在合规风险

  受人力和时间限制,一些合规和审计工作只能通过抽样方式进行,无法100%全覆盖。

  实施财务RPA的可能性

  中小企业部署财务RPA需要一定的前提和准备。其决定因素主要有4点:流程规范性、文档数字化程度、环境稳定性、知识充足性。

  1.流程规范性。企业内部具备一定标准化、规则化的流程,是RPA有效应用的前提。中小企业财务常见流程里,有不少业务处理环节都具备高度标准化、重复性的特点,符合财务RPA的适用标准。

  2.文档数字化程度。RPA机器人对单据文件的处理必须建立在文件已经数字化的基础上。若企业内部已基本实现信息化和数字化,就可以考虑部署财务RPA。

  3.环境稳定性。RPA对运行环境要求较高。应减少环境因素(如:网络连接速度、页面打开速度、文件打开速度、人为干扰等)对RPA运行的影响。同时,还应具备完善的异常处理机制,使财务RPA保持高速、高质量的工作状态。

  4.知识充足性。企业拥有具备一定编程语言、熟悉RPA知识储备的人才,将更有利于财务RPA的后续执行,增加RPA部署的可能性。考虑到很多中小企业当前并不具备一定量的人才,所以选择一款合适的解决方案则显得极为重要。

  高性价比的财务RPA解决方案

  UB Store为中小企业提供了高性价比的财务RPA自动办公解决方案,包括发票识别/汇总/验真、会计凭证/纳税报表制作、税务申报、银行流水账单下载、回单批量识别等系列机器人,针对性解决财税人员关键痛点,致力于为中小企业降低成本,优化流程,提高效率。

  场景1:银行流水账单下载

  某公司在十多家银行开设了账户,财务人员每天需要登录各个银行的网银,下载前一日的银行流水单。人工手动登录网银下载银行账单占用了财务人员大量时间。

  应用UB Store银行流水账单自动下载机器人,机器人自动打开银行网址,读取存储在UiBot KeyBox中的银行账号、密码,自动运行,自动筛选日期,下载前一日的流水账单。

  场景2:银企对账

  财务共享中心的银企对账工作,通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业,重复繁琐,人工对账还存在疏漏风险。在应用RPA之前,这一切均需由人工操作完成。

  UB Store银企对账机器人,会自动登录银行网站下载电子对账单;自动查找银行账户的起始余额和报表号导入对账单到财务系统;通过将其与企业账单对比生成不平账单对账记录并邮件发送给相关人员,将结果记录到余额调节表。RPA的部署使公司的财务共享中心每天节约了大量的人工工时。

  场景3:发票识别与验真

  发票的识别、汇总、验真等操作常出现在企业的税务管理中,财务人员每日重复将大量发票中的代码、发票号、金额、开票日期等信息录入Excel表格中,并登陆增值税发票查验平台,逐条录入发票验证信息。人工操作耗时费力,且易出错。

  UB Store增值税发票识别机器人,能够自动识别各种格式的增值税发票信息,并对发票做汇总处理,同时还具备对接其他类型票证识别能力。机器人操作效率高,可将每月业务操作时间,由原来的300小时减少到7小时。发票识别率几乎100%。

  UB Store发票验真机器人则可基于发票票面信息自动校验发票真伪,同时可将增值税发票提交到国税总局查验平台进行验证和认证,并反馈和记录结果。在提高开票效率的同时避免人为输入错误的发生。

  场景4:会计凭证制作

  为了如实反映零售企业的经济业务,财务人员会按一定的程序填制和审核会计凭证,根据审核无误的会计凭证进行账簿登记。每到年关月尾,财务人员都会分类整理会计记账凭证,编制程序繁杂,耗时费力。

  UB Store自动制作会计凭证机器人,可自动读取银行回单、费用报销单等,并读取会计科目,建立会计凭证工作簿,实现会计凭证一键自动制作。简化会计凭证编制流程,释放财务人员人力。

  场景5:财务报表出具

  某投资公司,需要处理大量的财务报表,需要人工进入到不同的财务系统进行下载后导出到指定目录。月结期间,财务需要进入财务系统导出多个财务报表,操作机械且重复。财务报表数量大,需要专人耗费较长时间来进行下载、核对。

  UB Store财务报表自动导出机器人,自行完成数据汇总、合并抵消、邮件数据催收、系统数据导出及处理等工作,自动出具模板化的单体报表。UiBot机器人定期自动下载财务报表至指定目录,减少财务工作人员的工作量,提高了财务部门的工作效率。

  UB Store财务RPA为企业带来的收益

  1.降本增效,准确安全。RPA可全天候运行,高效处理大量财务工作,将财务人员从重复枯燥的工作中解放出来,避免人为失误,保证准确率,降低财务风险。

  2.跨系统自动执行。RPA具有灵活的扩展性和无侵入性,可连通各个异构系统,自动执行流程操作,高效准确。

  3.提升流程管控与合规。RPA运行流程都有日志可追溯,数据透明,有助于企业对数据进行监控和审核,提升流程管控与合规。


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